Avec la période difficile que nous traversons et les cours qui se tiennent à distance, une bonne organisation est indispensable pour ne pas se noyer sous une montagne de travail en retard. Comme nous savons désormais que les cours ne reprendront ni pour les universités, ni pour les Grandes Écoles, nous avons décidé de vous préparer un liste de conseils pour une organisation optimale à la maison. À vous de piocher parmi les méthodes qui vous semblent les plus adaptées à vos besoins.

Outil n°1 : la célèbre Todolist

Cet exercice vous le connaissez certainement. Pourtant nous sommes assez peu à l’appliquer correctement (voire à l’appliquer tout court). Pour qu’elle soit efficace, votre Todolist devra respecter quelques règles. Le principe de base est de découper vos grands projets en petites tâches. Vous allez pouvoir catégoriser vos tâches dans différentes colonnes : long terme et court terme, par exemple. Voici une première étape qui vous permettra de lutter contre la procrastination.

Attention de ne pas surcharger votre Todolist. Vous devrez toujours prévoir l’imprévisible pour ne pas subir l’échec de plein fouet. Partez du principe que 30% des tâches inscrites sur votre Todolist ne pourront potentiellement pas être réalisées. Enfin, pour gagner en motivation entre chaque “grande tâche”, pensez à insérer des micro-tâches plaisantes qui vous boosteront pour la suite de votre journée. Vous verrez, ça fonctionne plutôt bien.

Outil n°2 : la matrice d’Eisenhower

Certains experts en management estiment que cet outil est indispensable pour une productivité digne de ce nom. Pour votre culture personnelle cette méthode porte le nom de son fondateur : Dwight Eisenhower, 34ème Président des États-Unis. Cet homme avait la faculté d’accomplir toutes les missions qui lui incombaient. Il a donc décidé de théoriser sa méthode de travail. Cette fameuse matrice permet de prioriser vos tâches en fonction de leur importance.

Prenez une feuille blanche et divisez la en 4 parties. Chacun des quadrants de votre feuille représente un ordre de priorité. Ceux du haut  : les quadrants 1 et 2, sont les plus importants. Le quadrant 1 correspond aux tâches “importantes et urgentes”, celles à traiter en priorité. Le quadrant 2 correspond aux tâches “non urgentes mais tout de même importantes”. Elles doivent être traitées rapidement. Dans le quadrant 3, vous placerez les tâches “urgentes mais moins importantes”. Dans l’idéal, le modèle d’Eisenhower vous conseille de déléguer ces missions si cela est possible. Enfin, dans le quadrant 4 vous mettrez les tâches “inutiles”. Oui, c’est important de les mettre et de les éliminer une bonne fois pour toutes de votre cerveau. Vous ne traiterez pas ces tâches, vous pouvez les oublier.

matrice Eisenhower

Outil n°3 la technique Pomodoro

Voilà une méthode qui change vraiment de l’ordinaire. Inventée dans les années 90’s par Francesco Cirillo, cette méthode est plutôt simple. Elle consiste à découper vos sessions de travail en tranches de 25 minutes. Le constat est le suivant : il est quasiment impossible de rester concentré sur un projet pendant plus de quelques heures. Au bout d’un moment, ça n’avance plus. Avec cette méthode, l’idée est donc d’optimiser votre temps de travail sur une période très courte pour que votre concentration soit maximale durant ce laps de temps.

Entre chaque session, faites une pause d’une dizaine de minutes. Il a été scientifiquement prouvé que le fait de faire des pauses pouvait stimuler la créativité des travailleurs. Une méthode efficace aussi bien pour les étudiants que pour les salariés d’entreprises ou les freelances. En fonction de votre motivation et de la taille de votre Todolist, à vous de définir le nombre de sessions de travail que vous souhaitez effectuer au cours d’une même journée.

 

Bref, voici trois méthodes que vous pouvez tester pour tenter d’améliorer votre productivité. Au passage, vous pouvez même essayer de coupler les trois pour devenir hyper productif. Cette période de confinement est propice pour prendre de bonnes résolutions sur vos méthodes de travail. À vous de jouer !


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